Por IMAM em 12 de setembro de 2024
No competitivo mundo da logística, onde a velocidade, a eficiência e o custo são fatores fundamentais, para o sucesso das operações, a gestão eletrônica de documentos (GED), simplifica o tratamento de grandes quantidades de papéis, revolucionando o processo, garantindo as empresas, o controle e a segurança das informações que sustentam toda a cadeia de logística e distribuição física.
O que é gestão de eletrônica de documentos?
A gestão eletrônica de documentos na logística, é um conjunto procedimentos que visam:
- agilizar os processos de tratamento dos documentos,
- digitalizar, e eliminar documento físicos;
- armazenar;
- organizar;
- recuperar;
- monitorar;
- e compartilhar informações críticas
Englobando desde a criação e edição dos documentos, sua guarda e descarte final, sempre em conformidade com as leis e normas em vigor.
Entre os principais pontos a serem destacados na gestão de documentos temos:
1. Melhoria da produtividade
Ao automatizar processos repetitivos envolvendo documentos, minimizando o esforço manual, além de reduzir tempo gasto com manuseio de papéis.
Essa abordagem permite que os funcionários se concentrem em tarefas mais importantes, reduzindo custos operacionais, além de facilitar a tomada de decisões aumentando a produtividade
2. Atendimento aos requisitos e conformidades legais.
Garante a o cumprimento de leis e normas fiscais, trabalhistas e de segurança, evitando multas e sanções.
3. Melhora na segurança da informação e dados.
Na logística, onde informações confidenciais são constantemente trocadas, a segurança dos dados é de extrema importância. Os sistemas GED oferecem recursos de segurança aprimorados, com controles de acesso restrito e criptografia de documentos, garantindo que os dados permaneçam protegidos contra acessos não autorizados, fraudes e outros riscos.
Aderindo aos regulamentos legais e aos padrões ISO, a GED ajuda as empresas a evitar penalidades dispendiosas.
4. Redução de custos
Os sistemas GED otimizam processos, evitando:
* retrabalho;
* perda de tempo e recursos com busca de documentos;
* perda de documentos;
* atrasos nas operações;
* fornece acesso imediato a documentos;
* permitem que as empresas respondam a consultas de clientes de forma eficiente;
Além da redução do custo com armazenamento de documentos em papel que é caro e exige espaço dedicado, além de medidas de segurança e manutenção, as empresas podem reduzir custo com espaço de escritório, riscos, danos ou perdas de documentos e melhorar as capacidades de recuperação em caso de desastres.
5. Visibilidade e rastreabilidade.
Permite acompanhar o status de remessas, pedidos e outras operações logísticas em tempo real, facilitando a tomada de decisões e a resolução de problemas.
6. Gestão de Riscos
Reduz a probabilidade de erros e falhas nos processos operacionais, reduzindo riscos para empresa.
Desafios da Gestão de Documentos na Logística
Apesar dos benefícios, a gestão de documentos na logística, apresenta alguns desafios.
1. Mudanças frequentes na Lei
Leis, normas e regulamentações exigem atualização constante dos processos de gestão de documentos.
2. Grande volume de documentos
A cadeia logística, gera um grande volume de documentos, exigindo organização e controle eficientes.
3. Falta de padronização
A falta de padronização nos formatos e processos de documentação exigem soluções flexíveis de armazenamento e recuperação das informações.
4. Integração com outros sistemas
A gestão de documentos precisa se integrar com outros sistemas como TMS, e WMS, para garantir a fluidez das informações.
5. Segurança da informação
A proteção contra acessos não autorizados, fraudes e perdas de dados é um desafio constante.
Conclusão
No ambiente competitivo da logística, a gestão eletrônica de documentos é uma ferramenta essencial para o sucesso de qualquer operação logística. Ao investir em soluções e ferramentas adequadas, as empresas simplificam o tratamento dos documentos, melhorando o processo e fluxo de trabalho, segurança dos dados, reduzindo os custos de armazenamento, permitindo dar visibilidade ao cliente em tempo real para acompanhar o processo, facilitando o tracking dos documentos e facilitando a tomada de decisões quando necessário.
A gestão eletrônica de documentos é um processo contínuo que deve ser constantemente revisado e aprimorado.
